VERİMSİZ TOPLANTI MUTLULUĞU

Sayın Patronum,

Bildiğiniz gibi İstanbul'da yaşıyor ve eviniz işinize yakınsa dünyanın en mutlu insanlarından birisiniz demektir. Benim gibi her gün 80 km yol yapıyor, bir de üstüne meşhur İstanbul trafiğini çekiyorsanız mutlu olabilirsiniz ama dünyanın en mutlu insanlarından biri olamayabilirsiniz.

Sabah trafiğine kalmamak için erkenden yola çıkmak gerekiyor. Her ne kadar kahvaltı benim için çok şey ifade etse de işyerinde yaptığımız poğaça çayla idare etmek zorundayız. O yüzden her ayın 2.

AZ ÇALIŞIP ÇOK KALKINMAK

Uzun geçen toplantılar, bitmeyen mail okumaları, kök nedene inmeden anlık çözümler nedeniyle tekrar eden hatalar vb. Herhangi biri size tanıdık geldi mi?

Gerçekten gerekliliği tartışılır bir toplantıyı yapmaya gerek var mıdır? Katılımcıların gündemi bilmeden, hedeflerden haberdar olmadan katıldıkları bir toplantı zaman kaybından başka bir şey olmuyor. Toplantı, fikir üretmekten ziyade çatışmalarla geçiyorsa hiç yapmamak daha iyi.

Gereksiz telefon ve mailleşme trafiğide bunun bir diğer versiyonu. Bazen mail okumaya öyle bir dalıyoruz ki zamanın nasıl geçtiğini fark ketmiyoruz bile.

Aslında verimsiz çalışmanın en büyük dostu aynı hataları tekrar tekrar yapmak olsa gerek. Hataları  kök nedenlerine inmeden günlük olarak  çözmeye çalışan yöneticiler ve tüm birim aslında ne kadar zaman kaybettiklerinin farkında değiller midir? Bir departman bütün ekibiyle işimizi en iyi, en doğru ve en hızlı şekilde nasıl yaparız diye sormuyorsa mesai yaptığında da çok fazla şikayet etmemelidir.

Capital'in Yenibiris.com'la birlikte yaptığı ankete göre;

Mesai saatinizin ne kadarında aktif olarak çalışıyorsunuz sorusunun cevabı

%75- 3 saat,  %16- 4 saat,  %5- 5 Saat ve %4'ü 6 saat cevabını vermiş.

Şirket bilgisayarlarını her ne kadar internet erişimine kapasanızda artık akıllı telefonlar (Online bankacılık, alışveriş siteleri ve sosyal medyada zaman geçirildiğini) gerçeğini kabul etmek zorundayız. Sık sigara ve çay molaları ile eş, arkadaş ve çocuklarla yapılan görüşmelerde işi bölen etkenler arasında.

Yandaki infografikde de görüldüğü üzere İngiliz, Japon, Kanadalı, Amerikalı, Fransız, Hollandalı ve Almanlardan daha fazla çalışyoruz. Üstelik öyle 1-2 saat falan da değil haftada 10-15 saat fazla çalışmaktan bahsediyoruz.

Yapılan araştırmalar* yılda 1864 saat çalıştığımızı gösteriyor. Almanlar 1405 saat çalışırken, Fransızlar 1496 saat İngilizler 1625 saat, Kanadalılar 1698, Japonlar 1728 saat çalışıyorlar. Amerikalılar 1790 saat çalışırken en az çalışanlar 1382 saatle Hollandalılar oluyor. Bu durumda Alman ve Hollandalılardan nerdeyse yılda 500 saat fazla çalışıyoruz. Fransızlardan 400 İngilizlerden de 250 saat fazla çalışıyoruz. Japonlardan da 100 saat fazla çalışıyoruz.

2011 yılında (resident + abroad) 1.177 patent almışız. Bununla birlikte bizden yılda 100 saat az çalışan Japonya yaklaşık 205.000, 200 saat az çalışan İngiltere 18.000, 400 saat az çalışan Fransa 35.000, yaklaşık 500 saat az çalışan Hollanda 15.000 ve Almanya ise 73.000 patent almış.

Sadece çalışanlar, yöneticiler ve patronlar olarak değil şu verimlilik işini hep beraber düşünmemiz gerekiyor...

TÜM YAZILARI görmek için lütfen buraya tıklayınız

önetimin Özü Liderliktir: Vizyon ve İnsan Odaklı Başarı

Yönetimin işi kontrol değil liderliktir.(Edwards Deming)

TÜM ÖZLÜ SÖZLERİ GÖRMEK İÇİN lütfen burayı tıklayınız...

Patron ve Lider Arasındaki 10 Fark

Çok saygıdeğer patronum,

Sizin de sıkça vurguladığınız gibi, bu şirketi sıfırdan bugünkü seviyesine getirmenin ne kadar büyük bir emek ve fedakarlık gerektirdiğinin hepimiz farkındayız. Kurucu iradenize ve bu başarıdaki payınıza saygımız sonsuz.

Ancak çalışanlarınız olarak sizin de kabul etmenizi beklediğimiz bir şey var, siz çok iyi bir işadamısınız ama düşündüğünüz ve beklediğiniz gibi lider değilsiniz.

Şirketi bu noktaya getiren kurucu iradenize saygımız sonsuz; ancak bu yapının küresel bir dev haline gelmesi için artık sizin operasyonel bir 'patron' değil, tecrübelerinizden ve öngörülüerinzden fayadalanacağımız stratejik bir 'Yönetim Kurulu Başkanı' olmanıza; şirketin ise profesyonel bir CEO tarafından yönetilmesine ihtiyacımız var.

Nedenlerine gelince, isterseniz daha önceki şirketimdeki tecrübelerimle bu şirkette yaşadıklarımdan yola çıkarak biraz bahsedeyim.

1. Makam Gücü Değil, Karakter Etkisi

Siz gücünüzü sahip olduğunuz unvandan ve hiyerarşideki konumunuzdan alıp; emirler vererek yönetiyorsunuz. Lider ise gücünü karakterinden ve çevresindekilere ilham verme yeteneğinden alır; insanlar ona unvanı olduğu için değil, ona güvendikleri için eşlik ederler. 
Sizin ilham verdiğiniz bir zaman ya da olayı hatırlamaya çalışıyoruz ama bulamıyoruz!!!

2. Korku Yerine Güven İnşası

Siz, işlerin yürümesi için disiplini ve korkuyu bir araç olarak kullanabiliyorsunuz, ama farkında olmadan çalışanlarda "hata yapma korkusu" yaratıyorsunuz. Bu hata yapma korkusu, bazı çalılanlarda yapmayacağı hataları yapmaya neden oluyor

Lider, güvene dayalı bir ortam inşa eder; hataların birer öğrenme fırsatı olduğunu savunur ve inovasyonu teşvik eder.

3. "Ben" Değil, "Biz" Diyebilmek

Siz, başarılarda ön plana çıkmayı seviyor ve "Ben Başardım" demeyi tercih ediyorsunuz. Lider, her zaman kolektif başarıya odaklanır ve "Biz Başardık" diyerek ekibinin emeğini onurlandırır. Unuttuğunuz çok önemli konulardan biri olduğunu söylemeliyim.

4. Suçlama Yerine Çözüme Odaklanmak

Sayın Patronum, siz bir sorun çıktığında, "Bunu kim yaptı?" diyerek suçluyu aramaya odaklanmayı seviyorsunuz. Sizin için suçluyu bulmak, kök nedeni bulmaktan daha önemli.  Lider ise "Bunu nasıl düzeltebiliriz ve bir daha yaşanmaması için ne yapmalıyız?" diyerek süreç iyileştirmeye ve çözüme odaklanır.

5. Mikro Yönetim Yerine Yetkilendirme

Detaycılık iyidir, ama her detayı kontrol etme isteğiniz bizi gerçekten bunaltıyor ve bizlere alan bırakmıyor. Lider ise, ekibinin yeteneklerine güvenir, onlara sorumluluk verir ve kendi kararlarını almaları için onları yetkilendirir.

6. Kullanmak Değil, Geliştirmek

Bizler sizin için hedefe ulaşmak için kullandığınız birer "kaynak" veya aracız, en azından hissetirdiğiniz o yönde. Lider, ekibindeki her bireyin potansiyelini görür ve onların kişisel ve profesyonel gelişimine yatırım yapar; aslında yeni liderler yetiştirir. Sizin bırakın geleceğin yöneticilerini yetiştirmek için bir çabada olmayı, içeriden müdür bile yetiştirmeye çabalamıyorsunuz.

7. Talimat Vermek Değil, Örnek Olmak

Siz "Git ve yap" dersiniz, yolu gösterir ama kendiniz geride durursunuz. Lider ise "Hadi gidelim" der, en önde yürür ve çalışma disipliniyle ekibine bizzat örnek olur.

Gemini şunu dedi:

8. Kısa Vadeli Rakamlar Değil, Uzun Vadeli Vizyon

Siz sadece günlük rakamlara, haftalık raporlara ve anlık karlılığa odaklısınız, kendinizce de haklısınız elbette. Ama Lider, emin olun şirketi sizden daha fazla düşünür ve şirketin 5-10 yıl sonra nerede olacağına dair bir vizyon çizer ve bu büyük hayale ortak eder. Bizleri sadece bugüne ve bugünü kurtarmaya değil, bir gelceği inşa etmek için çalışmamızı sağlar...

9. Duymak Değil, Dinlemek

Bizim çok önemli bulduğumuz bir konudan daha bahsedelim. Mesela her toplantıda her zaman en çok konuşan ve son sözü söyleyen hep sizdiniz. Ne zaman sizinle bir toplantı yapsak, sonrasında kendimizi tükenmiş ve baskı altında hisettik.

Oysa Lider çok aktif bir dinleyicidir, en alt kadamedeki çalışanın bile fikrine değer verip, geri bildirime açıktır. Kendi fikirlerinin de sorgulanacağı demokratik bir ortam yaratır ki bu herkesin yapabileceği ya da göze alabileceği bir şey değildir!

Zorluklar ne olursa olsun, liderle yapılan görüşme sonunda ekibin motivasyonu her zaman artar ve lider ekibin işe olan inançlarını geri kazandırıp toplantıdan bir şeyler başarabiliriz enerjisiyle çıkmasını sağlar. Sizle bunları yakalamak çok zor.

10. Operasyonel Kayboluş Değil, Vizyoner Rehberlik

Siz, her kararın merkezinde olmayıseviyorsunuz, çünkü bunu bir gereklilik sanıyorsunuz ama farkında olmadığınız konu operasyonun içinde kayboluyorsunuz. 

Oysa lider kendi sınırlarını bilir; şirketin daha sağlıklı büyümesi için dümene profesyonel bir yönetim (CEO) geçirmesi gerektiğini, kendisinin ise vizyoner bir rehber olarak Yönetim Kurulu düzeyinde kalmasının kurumsal geleceği kurtaracağını fark eder.

Bu samimi düşüncelerimi, şirketimize olan bağlılığım ve geleceğine duyduğum inançla paylaşıyorum.

Saygılarımla...

ZAMANI YÖNETEMEYEN NEYİ YÖNETİR?

Sayın Patronum;

Aşağıdaki şekil Stephen Covey’in ‘’Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı’’ kitabında bahsettiği zaman yönetimi matrisidir. Bu tablo bizim departmanımızın işleyişini çok güzel bir şekilde yansıtmaktadır.

Daha önceki mektuplarımda nasıl daha verimli olabiliriz ile ilgili önerilerimi (sorun ve çözümlerden) size sunmuştum.

Yöneticimiz bu tabloyu anlatıldığı gibi etkin olarak kullanabilse, departmanımızdaki pek çok sorun (uzayan mesailer sebebiyle yorgun ve bıkkın insanlar ve bu sebeple meydana gelen hatalar) çözülecek.

Gereksiz bir yığın mailleşme ile şu meşhur gereksiz telefon trafiği, işimizi çok fazla bölüyor. Sayın yöneticimizin ‘’bir gelir misin’’ aramaları günümüzü en çok bölen ve aslında görünmeyen iş kayıplarıdır. Bu konuyu biraz daha açmamda fayda var.

Yöneticimiz bizi arıyor, bir saniye bakar mısın diyor. Hemen geliyoruz diyerek gidiyoruz. Sanıyoruz ki çok önemli bir şey var. Gittiğimizde odasında çoğu zaman birisi oluyor ve boş boş 10 dk bekliyoruz. İşi bitiyor ve bize dönüp müşterimiz falanca beye ve hanıma şu maili attın mı diye soruyor. Attım diye cevap veriyorum. Tamam diyor.

Bunu bir maille halletmek yerine böyle yapmak,  hem ciddi bir zaman kaybı oluyor hem de insan kendini önemsenmemiş hissediyor. Buna birde verimsiz geçmesine karşın yapılan sık departman toplantılarını da eklediğimizde ortaya çıkan manzarayı daha fazla anlatmama gerek yok diye düşünüyorum.

Yukarıdaki tabloda da görüldüğü gibi acil olmayan ama önemli olan konulara eğilebilsek  1. Kareye daha az zaman ayıracağız. Her zaman acil ve önemli işlerimiz olacak ama başarımız bunun yüzdesini nereye çekeceğimiz ile ilgilidir. 3. 4. Kareye zaman ayırarak değil.

Tüm bunları gerçekleştirmek için gerçekçi bir toplantı kültürümüzün oluşturulması, tüm personelin zamanını iyi kullanması ve kullandırılması, onlardan gelen fikirlere kulak tıkamayıp bu fikirlerin artmasını sağlamak başlangıçta yapılacak en doğru yaklaşımlar olacaktır...

Saygılarımla
Patrona Mektuplar

..    .TÜM YAZILARI GÖRMEK İÇİN LÜTFEN BURAYA TIKLAYINIZ      

Patrona Söylenecek 32 Övgü Dolu Söz: Terfi Almanın Sırrı!

Çok Değerli Patronum,

İşe muhasebe şefi olarak girmesine benim de vesile olduğum üniversite arkadaşımın, bugün CFO olarak atanmasına hem çok sevindim hem de çok aşaşırdım. İşe başlayalı daha 1 yıl olmasına rağmen bu kadar hızlı yükselmesini şirketçe anlayamadık, daha doğrusu anlayamamıştık. 

İşe muhasebe şefi olarak girmesine benim de vesile olduğum üniversite arkadaşımın, bugün CFO olarak atanmasına hem çok sevindim hem de çok şaşırdım. İşe başlayalı daha 1 yıl olmasına rağmen bu kadar hızlı yükselmesini şirketçe anlayamadık, daha doğrusu anlayamamıştık.

Bugün kendisini tebrike gittim, sağolsun çok samimi bir sohbet oldu. Hem teşekkür etti, hem de sırrını paylaştı. Abartmadan, haftada bir hatta mümkünse 2 hafta da bir övgü dolu sözler söylemem gerektiğini, özel günlerde de araya birşeyler sıkıştırırsam tadından yenmeyeceğini söyledi.

"Eğer siz de işten değil, övgüden terfi almak istiyorsanız işte 'Yalakalık 101' dersi için bazı güzel örnekler"